هذه هي النقاط الضعف الخمس لإدارة النفقات والتي تكلف أعمالك في الإمارات العربية المتحدة الآلاف

يمكنك تتبع نفقاتك ولكن ما الذي تفتقده؟

معظم الشركات في الإمارات العربية المتحدة لديها شكل من أشكال تتبع النفقات. لكن الكثيرين لا يدركون أنه حتى مع وجود الأدوات والسياسات المعمول بها، تتسرب الأموال من خلال النقاط التي لم يحسبوها.

من التقارير المتأخرة إلى عمليات استرداد ضريبة القيمة المضافة الفائتة، يمكن أن تؤدي هذه الشقوق الصغيرة إلى فقدان الآلاف كل عام.

فيما يلي 7 مشاكل مخفية؛ وكيف منصة إدارة النفقات الشاملة من Pemo يساعد في حلها.

نقطة الضعف 1: تسرب وقت التأخير

يمكن أن تؤدي عمليات إرسال النفقات المتأخرة إلى جعل الميزانيات تبدو أكثر صحة مما هي عليه بالفعل. عندما يقدم الموظفون الإيصالات بعد أسابيع من رحلة عمل أو نزهة جماعية، فأنت تخطط بناءً على معلومات قديمة.

مثال: يسافر المدير إلى دبي لحضور اجتماع مع العميل ولكنه يقدم فاتورة الفندق بعد أسبوعين فقط. بحلول ذلك الوقت، يكون التقرير الشهري مغلقًا بالفعل؛ ويتعين على الفريق المالي الآن التعديل يدويًا.

كيف تساعد Pemo: مع بطاقات Pemo الذكية للشركات، تظهر كل معاملة على الفور في المنصة. يتلقى أعضاء الفريق إشعارًا فوريًا لتحميل الإيصال الخاص بهم على الفور، حتى لا يتم ترك أي شيء وراءهم. يمكن لمالكي الميزانية مراقبة الإنفاق في الوقت الفعلي، مما يضمن التتبع الدقيق من اليوم الأول.

‍

نقطة الضعف 2:

تعد مطابقة كشوف البطاقات مع جداول البيانات والبحث عن الإيصالات في صناديق البريد الوارد ومطاردة أعضاء الفريق لتقديم إثبات الإنفاق أمرًا مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

مثال: يقضي أحد المساعدين الماليين ثلاثة أيام كاملة في نهاية الشهر لتسوية الوجبات ورحلات الطيران ومدفوعات البائعين يدويًا من مختلف الأقسام.

كيف تساعد Pemo: يزيل Pemo المطابقة اليدوية. يتم تحميل الإيصالات من خلال التطبيق وربطها تلقائيًا بالمعاملات. يوفر فريق الشؤون المالية ساعات العمل كل شهر؛ لا مزيد من المسارات الورقية، ولا مزيد من التحميل الزائد على Excel.

‍

نقطة الضعف 3: الإنفاق «الرمادي» خارج السياسة

ليست كل النفقات المشكوك فيها إساءة استخدام صريحة؛ بعضها مجرد تفضيلات لم يتم تعقبها. فكر في الرحلات التي تمت ترقيتها أو الإقامات الفندقية الفاخرة أو عمليات شراء البرامج المكررة التي لا تتوافق مع معايير الشركة.

مثال: يحجز أحد أعضاء الفريق فندقًا من فئة الخمس نجوم لحضور مؤتمر، على الرغم من أن السياسة تحدد إنفاق الفندق بـ 3 نجوم. يمر الأمر دون أن يلاحظه أحد حتى أسابيع لاحقة.

كيف تساعد Pemo: يمكنك تعيين حدود الإنفاق حسب الفئة أو البائع أو الفريق. يقوم Pemo تلقائيًا بالإبلاغ عن المعاملات خارج السياسة في الوقت الفعلي. يمكن للمديرين الموافقة على الإنفاق أو رفضه قبل أن يصبح مفاجأة. لا مزيد من أعذار «لم أكن أعرف».

‍

نقطة الضعف 4: عمليات استرداد ضريبة القيمة المضافة المفقودة

في دولة الإمارات العربية المتحدة، يمكن استرداد ضريبة القيمة المضافة؛ ولكن فقط إذا كانت الوثائق دقيقة وكاملة. الإيصالات المفقودة أو غير المتوافقة تعني أن الأموال قد ضاعت للأبد.

مثال: يتناول فريقك العشاء مع أحد العملاء ولكنه ينسى تحصيل فاتورة ضريبية متوافقة. تعتبر مصاريف الوجبة هذه الآن خسارة؛ ولا يمكن استردادها من اتفاقية التجارة الحرة.

كيف تساعد Pemo: مع Pemo، تتم مطابقة كل معاملة بإيصال متوافق ومصنف بشكل صحيح. تساعد المنصة على ضمان أن تكون الإيصالات جاهزة لاتفاقية التجارة الحرة، مما يزيد المبلغ الذي يمكنك استرداده كل شهر. إنه مثل وجود مساعد امتثال مدمج.

‍

نقطة الضعف 5:

غالبًا ما تظل أدوات SaaS والاشتراكات عبر الإنترنت نشطة لفترة طويلة بعد الحاجة إليها؛ خاصة عندما يغادر أعضاء الفريق أو تنتهي المشاريع.

مثال: تكتشف أن شركتك تدفع 400 درهم شهريًا مقابل أداة إدارة مشاريع لم يستخدمها أحد منذ 6 أشهر.

كيف تساعد Pemo: تظهر المدفوعات المتكررة بوضوح في لوحة معلومات Pemo. يمكنك بسهولة مراجعة وإلغاء الاشتراكات المنسية قبل أن تستنزف ميزانيتك. يتم إخطار المسؤولين بالرسوم المتكررة عبر الأقسام؛ لا مزيد من تكاليف الزومبي.

‍

نقطة الضعف 6: السداد

إن تعويض الموظفين بعد إنفاق أموالهم الخاصة يؤدي إلى تأخيرات، ويقيد النقد، ويجعل من الصعب تتبع الإنفاق فور حدوثه.

مثال: يدفع مندوب المبيعات 3,000 درهم إماراتي من جيبه أثناء زيارة العميل. يستغرق السداد أسبوعين، مما يسبب الإحباط؛ والتقارير المالية غير الواضحة.

كيف تساعد Pemo: مع Pemo، يمكنك إصدار بطاقات الشركات للموظفين بحدود معتمدة مسبقًا. إنهم ينفقون أموال الشركة مباشرة، دون الحاجة إلى تعويض. تحتفظ الفرق المالية بالسيطرة الكاملة، بينما لم يعد الموظفون بحاجة إلى انتظار الاسترداد.

‍

نقطة الضعف 7: نقص البيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ القرار

إذا كنت تعتمد على تقارير نهاية الشهر لفهم الإنفاق، فأنت تتفاعل بعد فوات الأوان. يحتاج صانعو القرار اليوم إلى رؤى في الوقت الفعلي للاستجابة بسرعة.

مثال: لقد تجاوز فريق التسويق الخاص بك بالفعل ميزانية الحدث الخاصة به، ولكنك لا تلاحظ ذلك إلا بعد أسبوعين من انتهاء الحدث.

كيف تساعد Pemo: من خلال لوحات المعلومات والإشعارات وعمليات الدمج في الوقت الفعلي، يمنحك Pemo رؤية مباشرة لكل درهم يتم إنفاقه. يمكن لمالكي الميزانية تتبع الحدود في الوقت الفعلي، مما يساعد الفرق على الحفاظ على المرونة والاستباقية.

‍

الحل: التحكم الكامل مع Pemo

كل نقطة عمياء أعلاه تؤدي إلى خسارة المال أو الوقت الضائع أو فقدان الوضوح. منصة Pemo الشاملة؛ الجمع بطاقات الشركات الذكية، التتبع في الوقت الفعلي، التقاط الإيصالات الآلي، و محاسبة متكاملة ؛ يغلق الفجوات.

تحصل على:

• رؤية فورية للنفقات
  
  
• مطابقة الإيصالات الآلية
  
  
• التحكم في الإنفاق من قبل الفريق أو البائع
  
  
• تتبع واضح للاشتراكات والمدفوعات المتكررة
  
  
• بيانات جاهزة للامتثال لعمليات استرداد ضريبة القيمة المضافة
  
  
• لوحات معلومات في الوقت الفعلي، وليس التخمين في نهاية الشهر
  
  

‍

يستحق نشاطك التجاري رؤية أفضل

لا يتعين عليك العمل بجدية أكبر لإدارة النفقات؛ تحتاج فقط إلى الأدوات المناسبة.

✨ تساعد Pemo الشركات الإماراتية على إيقاف التسريبات وأتمتة العمل اليدوي واكتساب سيطرة حقيقية على كل درهم يتم إنفاقه.

👉 احجز عرضًا توضيحيًا اليوم لنرى كيف يمكن لـ Pemo تغيير الطريقة التي ينفق بها فريقك.

‍