في أبسط العبارات، الفواتير الإلكترونية لـ ZATCA يتعلق الأمر باستبدال الفواتير الضريبية الورقية أو PDF بفواتير إلكترونية منظمة تتبع تنسيقًا محددًا. يمكن إنشاء هذه الفواتير ومشاركتها وتخزينها رقميًا.
الأهداف واضحة:
- الحد من التهرب الضريبي
- تعزيز الشفافية
- تبسيط التقارير
- التوافق مع المعايير الرقمية العالمية
ونعم، إنه إلزامي.
المرحلة 1 (الجيل) مقابل المرحلة 2 (التكامل): أين نحن الآن؟
تم إطلاق الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية على مرحلتين:
- المرحلة 1: الجيل - بدأ هذا في ديسمبر 2021. كان على الشركات التوقف عن إصدار الفواتير المكتوبة بخط اليد أو PDF والبدء في استخدام برنامج الفواتير الإلكترونية الذي يمكنه إنشاء فواتير بحقول إلزامية مثل الرقم الضريبي ورقم الفاتورة ورمز QR والطابع الزمني.
- المرحلة 2: التكامل - هذا هو المكان الذي تصبح فيه الأشياء أكثر تقنية. اعتبارًا من يناير 2023 فصاعدًا، يُطلب من الشركات تدريجيًا دمج أنظمتها مباشرةً مع منصة ZATCA (Fatoorah). هذا يعني أن برنامج الفواتير الخاص بك يجب أن يكون الآن نقل مع خوادم ZATCA في الوقت الفعلي.
يتم إخطار كل شركة من قبل ZATCA عندما يحين دورها للامتثال للمرحلة 2. يختلف المخطط الزمني حسب إيراداتك السنوية.
المتطلبات الرئيسية للفاتورة الإلكترونية المتوافقة
سواء كنت في المرحلة 1 أو المرحلة 2، يجب أن تتضمن الفواتير الضريبية ما يلي:
- المشتري والبائع أرقام تسجيل ضريبة القيمة المضافة
- رقم فاتورة فريد
- تاريخ ووقت المعاملة
- قائمة مفصلة واضحة للسلع أو الخدمات
- المبلغ الإجمالي قبل ضريبة القيمة المضافة ومبلغ ضريبة القيمة المضافة والإجمالي بعد ضريبة القيمة المضافة
- رمز QR (خاصة للفواتير المبسطة)
- صيغة XML متوافقة (في المرحلة 2)
يعد رمز QR مهمًا بشكل خاص لفواتير B2C؛ فهو يساعد العملاء على التحقق من الأصالة عن طريق مسحها ضوئيًا باستخدام تطبيق ZATCA.
التحدي الخفي: إدارة الفواتير والنفقات الواردة
يركز معظم الاهتمام حول الامتثال لـ ZATCA على إرسال الفواتير الإلكترونية. ولكن ماذا عن الفواتير والإيصالات؟ تتلقى من البائعين والموظفين؟
لنفترض أن فريق المشتريات الخاص بك يحصل على 50 فاتورة للمورد شهريًا. أو يقدم موظفوك عشرات الإيصالات للسفر والوجبات واللوازم المكتبية. يجب أيضًا معالجة هذه المستندات والتحقق من صحتها وتخزينها بطريقة متوافقة إذا كنت ستطالب بضريبة القيمة المضافة المدخلة.
هذا هو المكان الذي تواجه فيه العديد من الشركات أكبر مشكلاتها:
- إيصالات ورقية بدون تفاصيل ضريبة القيمة المضافة
- فواتير المورد مع الحقول المفقودة
- الإيصالات المتأخرة أو المفقودة من الموظفين
- عدم وجود مسار تدقيق نظيف
هذا الجزء من العملية فوضوي. لكنه أمر بالغ الأهمية. وهذا هو بالضبط المكان الذي يتدخل فيه Pemo.
كيف تدعم منصة إدارة النفقات الآلية امتثال ZATCA
لا تصدر Pemo فواتير المبيعات. لكننا نتعامل مع بقية النظام البيئي الذي تطلب منك ZATCA تنظيفه؛ إنفاق الموظفين والحسابات المستحقة الدفع.
إليك كيفية مساعدة Pemo:
- التقاط رقمي للإيصالات من المصدر - بمجرد أن يدفع موظفك باستخدام بطاقة بريمو، يتم تسجيل المعاملة على الفور. يحصلون على مطالبة لالتقاط صورة للإيصال وإضافة الملاحظات؛ لا مزيد من مطاردة الإيصالات في نهاية الشهر.
- حسابات ضريبة القيمة المضافة الآلية - تقوم Pemo تلقائيًا بسحب تفاصيل ضريبة القيمة المضافة وتصنيف المصاريف بناءً على مخطط الحسابات الخاص بك. هذا يضمن الدقة ويقلل من مخاطر إدخال البيانات غير المتوافقة.
- سجلات المصروفات القابلة للتدقيق - يتم تخزين جميع النفقات والفواتير والإيصالات رقميًا في منصة واحدة. هل تحتاج إلى التحضير لتدقيق ZATCA؟ لديك كل شيء جاهز للانطلاق؛ من خلال التشغيل الآلي للمحاسبة، يمكنك توقع عدم وجود فوضى في الصناديق الورقية أو جداول البيانات.
- تدفقات الموافقة على المصروفات - قبل حدوث أي تعويض أو دفع، تمر النفقات بعملية الموافقة الداخلية الخاصة بك. أنت تحدد القواعد؛ يقوم Pemo بفرضها.
قائمة التحقق: هل عملياتك المالية جاهزة لـ Zatca؟
فيما يلي فحص ذاتي سريع لمعرفة مدى استعدادك:
- هل ما زلت تستخدم Excel أو الورق لسداد تكاليف الموظفين؟
- هل لديك رؤية في الوقت الفعلي لما يتم إنفاقه عبر الأقسام؟
- هل يتم تخزين فواتير المورد رقميًا مع حقول الضرائب الصحيحة؟
- هل يمكنك تتبع ضريبة المدخلات بدقة لجميع المشتريات؟
- هل لديك سير عمل متسق للموافقة على جميع النفقات والفواتير؟
- إذا طلبت ZATCA تدقيقًا، فهل يمكنك تقديم المستندات الداعمة بسرعة؟
إذا أجبت بـ «لا» على أي من هذه الأسئلة، فأنت لست وحدك، ولم يفت الأوان بعد لإصلاحها.
الخلاصة: الامتثال هو مجرد البداية
قد يبدو تفويض الفواتير الإلكترونية لشركة ZATCA مربكًا في البداية. لكنها في الواقع فرصة ذهبية. إنها فرصة لتحديث عملياتك المالية، والقضاء على العمل اليدوي الفوضوي، وبناء نظام يعمل من أجل المستقبل.
فكر في الامتثال كأساس، والكفاءة والرؤية والتحكم كمكافآت حقيقية.
وعندما يتعلق الأمر بإدارة المصروفات، الموافقات، و إنفاق الموظفين، Pemo هو شريكك في القيام بذلك بشكل صحيح.
هل ترغب في تسهيل الامتثال وتحويل حسابك إدارة المصروفات إلى ميزة تنافسية؟
جرب بيمو اليوم؛ احجز العرض التوضيحي الخاص بك وشاهد كيف يمكن أن يكون التمويل بسيطًا.
