ما هي المصروفات النثرية؟
المصروفات النثرية هي مبلغ صغير من النقد يتم تخصيصه للنفقات اليومية في الأعمال التجارية، وعادة ما تتراوح من 100 درهم إلى 500 درهم إماراتي. وهي تغطي التكاليف البسيطة وغير المتوقعة مثل شراء اللوازم المكتبية أو سداد أسعار نقل الموظفين. في الشركات الكبيرة، قد تحصل الإدارات المختلفة على المصروفات النثرية الخاصة بها لإدارة النفقات الصغيرة بشكل مستقل. يتم تحديد الأدوار، حيث يشرف الأوصياء على الصناديق والصرافون الذين يتولون التوزيع والمحاسبة.
في الشركات الكبرى، لا يتم الاحتفاظ بالنثريات في الدرج فقط. يقومون بتخصيص مبالغ محددة للإدارات المختلفة، بحيث يمكن لكل قسم التعامل مع نفقاته الصغيرة بشكل مستقل. هناك أدوار واضحة: يشرف الأوصياء على الأموال لضمان الاستخدام السليم، ويقوم الصرافون بإدارة التوزيع والتعامل مع الإدخالات المحاسبية.
ينطوي التعامل مع المصروفات النثرية على حفظ السجلات بعناية. يجب تسجيل كل المصاريف، مهما كانت صغيرة، باستخدام القسائم أو القسائم. التسوية المنتظمة هي المفتاح للتأكد من تطابق النقد الفعلي الموجود مع الإيصالات والسجلات، مما يضمن البيانات المالية الدقيقة.
المصروفات النثرية - الفوضى اليدوية
يمكن أن تكون إدارة المصروفات النثرية معقدة، ليس فقط بسبب التعامل مع النفقات الصغيرة المختلفة ولكن أيضًا بسبب التحدي المتمثل في ضمان الإشراف الدقيق. تقترح أفضل الممارسات تحديد حد للصندوق بناءً على حجم نشاطك التجاري، عادةً ما بين 30 درهمًا إماراتيًا و 300 درهم إماراتي. ومع ذلك، حتى مع هذه الحدود، فإن تتبع كل معاملة يمكن أن يبدو وكأنه البحث عن إبرة في كومة قش.
Pemo - نجاح الأتمتة
كانت إدارة المصروفات النثرية مربكة حقًا، مثل التنقل في متاهة. ولكن بعد ذلك، ظهرت حلول مثل Pemo. في عالم المصروفات النثرية، كانت هناك دائمًا مخاطر الإنفاق الزائد وفقدان سجل النفقات والاحتيال والأخطاء. تغير ذلك عندما بدأنا في استخدام الأساليب الرقمية.
حولت Pemo إدارة المصروفات النثرية إلى عملية رقمية بسيطة، وتجنب المشكلات الشائعة لكل من المديرين والفرق.
أدخل بطاقات الشركات الذكية
إن استخدام بطاقات نفقات الشركات مع برنامج إدارة الإنفاق المتكامل، يجعل من السهل تتبع المعاملات ومراقبتها في الوقت الفعلي. لا يعمل هذا الابتكار على أتمتة العملية فحسب، بل يعمل أيضًا على تحسين المساءلة المالية.
- التتبع بدون انزلاق. يلتقط برنامج Pemo كل قرش يتم إنفاقه تلقائيًا، لذلك لا يتسلل أي شيء.
- الإشراف على مستوى الرئيس. يمكن للمديرين التحقق من النفقات بنقرة واحدة فقط، دون الحاجة إلى حفر الإيصالات.
- مقاوم للاحتيال. بفضل بطاقات الشركات الفردية والسجلات الرقمية، لا يوجد مجال للعب في الأعمال المشبوهة.
- فحوصات الأسهم الشفافة: ما هو موجود فعليًا في المخزون يطابق ما يتم تسجيله رقميًا، مما يجعل المخزون النقدي في غاية السهولة.
- الكفاءة النقدية: تقوم Pemo بتحويل المبيعات على الفور إلى سجلات رقمية مباشرة بعد المعاملة، مما يقلل المخاطر النقدية بسرعة.
الاستفادة من التكنولوجيا باستخدام بطاقات نفقات الشركات
لقد غيرت التكنولوجيا مثل بطاقات نفقات الشركات قواعد اللعبة عند الانتقال من إدارة المصروفات النثرية اليدوية إلى التشغيل الآلي. كما رأينا، فإن الصعوبات القديمة للنثرية التي تتعامل مع أكوام من الإيصالات والقسائم يتم استبدالها الآن بمعاملات مباشرة يمكن تتبعها. لا مزيد من التخمين أو الغرق في الأعمال الورقية؛ تضمن الحلول الرقمية تتبع كل سنت دون متاعب.
لا يؤدي استخدام بطاقات نفقات الشركات إلى تبسيط المراقبة فحسب، بل يمنح الموظفين أيضًا شعورًا بالثقة والاستقلالية. يتعلق الأمر بالتحكم في النفقات في الوقت الفعلي وضمان الامتثال دون رقابة مستمرة. ويعكس هذا التحول إلى إدارة الإنفاق الرقمي اتجاهًا أوسع في العمليات التجارية: التركيز على الكفاءة والشفافية وتمكين الموظفين.
الخاتمة
يمكن أن يؤدي استخدام الأدوات الرقمية مثل بطاقات نفقات الشركات إلى تسهيل المهمة التي كانت صعبة في السابق. لذا، انطلق وجرب هذه الحلول الرقمية - ستجعل عملك أكثر سعادة.
هل أنت مستعد لتحويل عملك؟
احجز العرض التوضيحي الخاص بك الآن: https://www.pemo.io/book-a-demo
