في محاسبة الأعمال، تسبب بعض الفئات مزيدًا من الارتباك أكثر من مصاريف متنوعة. تظهر في التقارير دون الكثير من التفاصيل، وغالبًا ما يتم تجميعها معًا وتركها دون رادع. ولكن إذا كنت لا تراقبها عن كثب، فإن هذه التكاليف التي تبدو صغيرة يمكن أن تتحول بهدوء إلى تسريبات أكبر في الميزانية.
إذن، ما هي النفقات المتنوعة بالضبط؟ وكيف يمكن لفريقك تصنيفها والتحكم فيها من أجل وضوح مالي أفضل؟
دعونا نوضح لك كيف تساعد Pemo الفرق على تتبع وإدارة كل درهم، حتى الأشياء الفوضوية.
ما هي المصاريف المتنوعة؟
أ مصاريف متنوعة يشير إلى أي تكلفة تجارية لا تتناسب بوضوح مع فئة محددة مسبقًا، مثل إيجار المكتب أو كشوف المرتبات أو اشتراكات البرامج أو السفر.
بدلاً من ذلك، تكون هذه النفقات صغيرة أو نادرة أو غير منتظمة. فكر فيها على أنها مجموعة «كل شيء آخر» في دفتر الأستاذ العام الخاص بك.
معنى المصاريف المتنوعة في المحاسبة
في مجال المحاسبة، مصاريف متنوعة عادة ما يتم تجميعها ضمن نفقات التشغيل. قد تتضمن أشياء مثل:
- رسوم الخدمة المصرفية
- وجبات المكتب الخفيفة أو الهدايا الصغيرة
- طباعة أو شحن غير مخطط له
- رسوم وقوف السيارات أو الرسوم
- أدوات أو لوازم منخفضة التكلفة
في حين أنها قد تبدو غير ضارة، إنفاق متنوع يمكن أن تتراكم بمرور الوقت، خاصة عندما لا يكون هناك إشراف أو رؤية لمن أنفق ماذا.
هذا هو المكان منصة إدارة نفقات Pemo يصبح ضروريًا. فهي تساعد الفرق على تعيين العلامات والفئات والملاحظات لكل حساب، مما يضمن تسجيل حتى عمليات الشراء الصغيرة وتنظيمها وتجهيزها للتدقيق.
أمثلة المصاريف المتنوعة الشائعة
لجعل هذا الأمر ملموسًا أكثر، إليك أمثلة على البنود المتنوعة التي قد تظهر على كتب شركتك:
- يتم تشغيل القهوة للمكتب
- ديكورات العطلات أو هدايا الموظفين
- البريد السريع أو البريد للشحنات لمرة واحدة
- التنظيف أو الصيانة في حالات الطوارئ
- الاشتراكات التي تقع خارج ميزانية تكنولوجيا المعلومات
- التبرعات أو رسوم الأحداث المجتمعية
- موقف سيارات لاجتماع العميل
في معظم الشركات، يتم تسجيلها كـ نفقات متفرقات لأنها لا تحدث بانتظام أو لا ترتبط بالميزانية الأساسية لإدارة معينة.
ولكن بدون أداة مثل بيمو، غالبًا ما يتم تصنيفها أو تصنيفها بشكل خاطئ، مما يخلق فجوات في تقاريرك ويسبب مشاكل لفريق الشؤون المالية الخاص بك.
هل المصاريف المتنوعة عبارة عن خصم أو ائتمان؟
هذا سؤال محاسبي شائع: هل المصاريف المتنوعة عبارة عن خصم أو ائتمان؟
الإجابة هي: إنه خصم.
يتم النظر في المصاريف المتنوعة تكاليف الأعمال، لذلك يتم تسجيلها كـ الخصوم في مجلة المحاسبة الخاصة بك. إنها تقلل أرباح عملك وعادة ما يتم تضمينها في بيان الدخل الخاص بك تحت نفقات التشغيل.
لتسجيلها بشكل صحيح، تحتاج إلى التأكد من أن كل معاملة تحتوي على:
- المبلغ الصحيح
- سبب المصاريف
- الشخص أو الإدارة المسؤولة
- إيصال مرتبط أو إثبات شراء
يقوم Pemo بأتمتة معظم هذا. عندما يقوم شخص ما بإجراء عملية شراء باستخدام بطاقة Pemo الخاصة به، تتم مطالبته بتحميل إيصال وإضافة ملاحظة ووضع علامة على المصاريف؛ حتى يظل دفتر الأستاذ الخاص بك نظيفًا وتظل تقاريرك دقيقة.
لماذا الإنفاق المتنوع مهم
من المغري تجاهل عمليات الشراء الصغيرة. ولكن إنفاق متنوع يمكن أن تصبح مشكلة إذا:
- لا توجد شفافية عبر الفرق
- تفقد الإيصالات ومسارات التدقيق
- لا يتم فرض حدود الإنفاق
- يشارك الموظفون بطاقات الشركات أو يدفعون من جيوبهم الخاصة
يؤدي هذا إلى إنشاء عمل إضافي أثناء التسوية ويجعل من الصعب تحليل ميزانيتك بدقة.
مع Pemo، كل موظف لديه بطاقة وأذونات خاصة به. يمكنك تحديد قواعد الإنفاق وتقييد الفئات وتعيين حدود شهرية، لذلك مصاريف متنوعة لا تخرج أبدًا عن الحدود.
كيفية التحكم في النفقات المتنوعة وتقليلها
إذا كانت شركتك تتعامل مع حالات لا يمكن التنبؤ بها أو منتفخة نفقات متفرقات، إليك بعض الطرق لتشديد الأمور:
1. حدد ما يمكن اعتباره مصروفًا متنوعًا
ابدأ بوضع تعريف على مستوى الشركة لما يندرج ضمن فئة «متفرقات». إذا لم يستوف حدًا معينًا، أو إذا لم يتوافق مع مركز التكلفة الخاص بالقسم، فقد يكون مؤهلاً.
باستخدام Pemo، يمكنك إنشاء فئات مخصصة أو تقييد استخدام «متفرقات» تمامًا لتشجيع التصنيف بشكل أفضل.
2. اجعل كل معاملة قابلة للتتبع
اطلب الإيصالات والسياق والموافقة على كل نفقة، حتى لو كانت تذكرة وقوف السيارات بقيمة 15 درهمًا إماراتيًا.
يطالب Pemo الموظفين بإرسال الإيصالات من خلال التطبيق في الوقت الفعلي، مباشرة بعد التمرير السريع. وهذا يعني عددًا أقل من المستندات المفقودة وتقليل التخمين لاحقًا.
3. استخدم الرؤية في الوقت الفعلي
من الصعب التحكم في ما لا يمكنك رؤيته. تجعلك الأنظمة التقليدية تنتظر تقارير نهاية الشهر، لكن Pemo تمنحك إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي في كل معاملة.
وهذا يسمح لفرق التمويل بالإبلاغ عن الإنفاق غير الضروري أو المكرر فور حدوثه، وليس بعد حدوثه.
4. إنشاء عمليات سير عمل الموافقة
قم بإعداد الموافقات المتدرجة لأي إنفاق «غير مصنف» أو «متنوع» يتجاوز حدًا معينًا.
باستخدام سياسات الموافقة الخاصة بـ Pemo، يمكنك إنشاء عمليات سير العمل حسب الفريق أو نوع البائع أو مبلغ الإنفاق لضمان عدم إلغاء أي نفقات.
دور Pemo في إدارة نفقات متفرقات
تم تصميم Pemo لفرق التمويل الحديثة التي تريد تحكم كامل في كل درهم يتم إنفاقه، حتى المعاملات الغريبة.
مع Pemo، يمكنك:
- إصدار بطاقات لكل عضو من أعضاء الفريق
- تعيين قيود فئة التاجر
- قم بوضع علامة على النفقات وتصنيفها على الفور
- احصل على الإيصالات عبر الهاتف المحمول
- قم بمزامنة البيانات مباشرة مع برنامج المحاسبة
- قم بمراجعة كل المصروفات، بما في ذلك البنود المتنوعة
سواء كنت تدير عمليات شراء منتظمة أو رسومًا لمرة واحدة، فإن منصة Pemo تساعد فريقك على بناء عادات إنفاق أفضل والقضاء على الهدر.
الأفكار النهائية: المتنوعة لا تعني بلا معنى
فقط لأن المصاريف صغيرة أو غير منتظمة لا يعني أنها لا تهم. في الواقع، مصاريف متنوعة غالبًا ما يكونون الجناة المختبئين وراء تسريبات الميزانية والسجلات المالية الفوضوية.
باستخدام Pemo، يمكنك تتبع كل دفعة وتبسيط الموافقات وإنشاء تقارير أكثر دقة من الألف إلى الياء.
هل أنت مستعد لتنظيف فئات النفقات الخاصة بك؟
👉 اكتشف منصة التشغيل الآلي للمحاسبة من Pemo
👉 تعرف على كيفية القيام بذلك يساعد Pemo المحاسبين ابق جاهزًا للتدقيق
👉 شاهد كيف يستخدم المديرون الماليون Pemo للتحكم في الإنفاق
