في السنوات الأخيرة، لم تجعل التكنولوجيا الجديدة إعداد تقارير النفقات ومعالجتها أسهل للموظفين فحسب، بل جعلتها أيضًا أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة لأصحاب العمل.
يعد حل إدارة النفقات الحديث أمرًا ضروريًا لأي شركة ترغب في تخفيف عبء تتبع النفقات والإبلاغ عنها للموظفين مع التأكد أيضًا من أن أعمالهم لا تدفع مبالغ زائدة مقابل مطالبات النفقات غير المتوافقة أو الاحتيالية.
تنفيذ تقارير النفقات الفعالة يمكن للأدوات تقليل الأخطاء وتبسيط عملياتك.
لذلك، دعنا ننتقل إلى النصائح الخمس السريعة لتبسيط عملية إعداد تقارير الأعمال الخاصة بك:
1. إعطاء الأولوية للحلول الآلية غير الورقية
إن عمليات إدارة تقارير المصروفات عديدة وتستغرق وقتًا طويلاً. للتحكم في سياسة تقرير النفقات ومراقبتها بشكل أفضل، جهز نفسك بحل آلي غير ورقي. ولكن أولاً، يجب أن يعرف فريقك ما يلي:
ج: شجعهم على استخدام أداة إدارة النفقات التي تحصل عليها لهم والتي تذكرهم تلقائيًا بإرسال إيصالاتهم بمجرد إجراء الدفع.
ب- انسى الإدخال اليدوي للبيانات. استكشف الأدوات التي يمكنها قراءة المعلومات تلقائيًا من الإيصالات، مما يقلل من فرص الأخطاء.
ج- احتفظ بجميع إيصالاتك في مساحة رقمية واحدة لسهولة الوصول إليها أثناء عمليات التدقيق أو المراجعات.
استكشف الأدوات التي تبسيط نفقات الموظفين، مما يضمن سهولة التتبع والتقديم دون إدخال البيانات يدويًا.
2. وضع سياسات مصروفات بسيطة
ضع قواعد مباشرة حول النفقات المقبولة وكيفية الإبلاغ عنها.
استخدم الأدوات التي يمكنها التحقق تلقائيًا مما إذا كانت النفقات تتوافق مع اللوائح لمنع أي مضاعفات في المستقبل.
تأكد من تحديث سياسات النفقات الخاصة بك بانتظام وإبلاغها لتعكس أي تغييرات في طريقة قيامك بأعمالك والمشكلات ذات الصلة داخل الصناعات.
3. قم بتمكين الموافقات التلقائية والفورية.
يمكن تبسيط طلبات الأعمال من خلال أتمتة الموافقات باستخدام التسلسلات الهرمية المخصصة وأيضًا جعل موظفيك يعرفون ما إذا كان طلبهم ضمن سياسة الشركة. إنه يسرع العملية بأكملها ويقصر أيضًا وقت استجابة تعويض الموظفين.
على سبيل المثال، عندما يحاول أحد موظفيك حجز رحلة طيران من الدرجة الأولى لم تتم الموافقة عليها بموجب سياسات الشركة لمهمة في الخارج ويريد الموافقة ولكنه لا يحتاج إليها، يمكن لبرنامج الإبلاغ عن النفقات الذكي أن يرسل للشخص رفضًا تلقائيًا.
4. تشجيع عمليات الإرسال في الوقت المناسب
مع استخدام برنامج إدارة النفقات، لن تكون هناك حاجة لوضع جدول زمني لتقديم الإيصالات.
سيتم إخطارهم بإرفاق إيصالاتهم بمجرد إجراء الدفع، لذلك لا مزيد من الجداول الزمنية أو مطاردة الموظفين لتحصيل الإيصالات.
5. قم بتدريب ودعم فريقك
قم بتعليم فريقك كيفية استخدام أدوات إعداد تقارير النفقات بكفاءة.
تأكد من توفير موارد مثل الأسئلة الشائعة أو مكتب المساعدة لأية أسئلة أو مخاوف أيضًا.
لضمان استفادة الموظفين بشكل كامل من هذا النظام، تحتاج إلى إطلاعهم على كل تحديث وأفضل الممارسات.
في الختام
من خلال اعتماد هذه الاستراتيجيات البسيطة، يمكنك تبسيط عملية إعداد تقارير النفقات. سيؤدي ذلك إلى تقليل الأخطاء وتوفير الكثير من الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل على المهام المالية الأكثر أهمية. تذكر أن البساطة هي المفتاح!
هل أنت مستعد لتجربة أداة إدارة النفقات؟ احجز العرض التوضيحي الخاص بك الآن: https://www.pemo.io/book-a-demo
