هل تعلم أن 90٪ من الشركات تعاني من التعامل مع النفقات بشكل جيد؟
إذا كنت تعمل في مجال التمويل وترغب في تحسين إدارة نفقات شركتك في عالم المال اليوم، فهذا الدليل مناسب لك.
دعونا ننظر إلى إدارة نفقات الشركات ومعناها ومكوناتها الرئيسية وكيفية تنفيذها بفعالية.
ماذا تعني إدارة نفقات الشركات؟
العبارة إدارة نفقات الشركات يصف كيف تتحكم الشركات في النفقات المختلفة المتعلقة بالأعمال، بما في ذلك نفقات الموظفين ونفقات السفر والإمدادات وأنواع أخرى مختلفة من النفقات.
إدارة نفقات الشركات هي نشاط يتضمن بشكل أساسي فحص إنفاق الشركات وتحليله والتحكم فيه. هذه القدرة على إدارة النفقات وتجنب الشؤون المالية المعقدة للغاية أمر بالغ الأهمية لإنشاء ميزانيات صحية.
لماذا هو مهم؟
تتجاوز إدارة نفقات الشركات مجرد مراقبة الإنفاق. يتضمن تحليل النفقات للتأكد من أنها تتوافق مع أهداف الشركة.
هذا مهم لعدة أسباب.
- التحكم في التكاليف. من خلال مراقبة النفقات في الوقت الفعلي، ستعرف الشركة أين تم إنفاق الأموال. تسمح القدرة على تحديد هذه المجالات باتخاذ إجراءات في الوقت المناسب لتوفير أموال الشركة.
- صنع القرار الثاقب. توفر بيانات المصروفات الدقيقة من برنامج إدارة النفقات دليلًا قويًا على عادات إنفاق الشركة وهي مورد رائع لاتخاذ قرارات مستنيرة والتخطيط للمستقبل.
- منع الاحتيال. تراقب إدارة نفقات الشركات الإنفاق للقبض على أي معاملات غير عادية أو مشبوهة، مما يساعد على وقف الاحتيال.
كما أن إعداد عمليات موافقة واضحة وتتبع الإيصالات يجعل من الصعب على أي شخص القيام بشيء غير نزيه دون أن يتم القبض عليه.
ما هي العناصر الرئيسية لإنشاء إدارة نفقات الشركات؟
لإنشاء ممارسات قوية لإدارة النفقات، يجب أن تركز الشركات على العناصر الرئيسية التالية.
- تطوير السياسات. إن تطوير سياسة نفقات واضحة وشفافة هو الأساس لإدارة النفقات بكفاءة. تحتاج هذه السياسات إلى تحديد النفقات المعينة وتدفقات الموافقة ونماذج السداد. على سبيل المثال، قد تحدد السياسة حدودًا لنفقات السفر استنادًا إلى أدوار الموظفين أو تفرض استخدام البائعين المعتمدين من الشركة لعمليات شراء معينة.
- إدارة الإيصالات. إنشاء أنظمة آلية لجمع الإيصالات وتخزينها، وتبسيط إدارة النفقات من خلال الأدوات الرقمية مثل برامج إدارة النفقات التي تسمح للموظفين بتحميل إيصالاتهم مباشرة بمجرد إنفاقهم.
- سير عمل الموافقة. يساعد سير عمل الموافقة على المصروفات على ضمان موافقة سياسات الشركة على المطالبات قبل السداد. قد يشمل تصميم التسلسل الهرمي للموافقة وإجراء أنواع مختلفة من النفقات للموافقة عليها من قبل مفوضين مختلفين. على سبيل المثال، قد تتطلب النفقات عالية القيمة موافقة من العديد من أصحاب المصلحة، بينما يمكن الموافقة على النفقات الروتينية تلقائيًا ضمن حدود محددة مسبقًا.
- تتبع النفقات. يتيح استخدام آليات التتبع الآلي مراقبة النفقات في الوقت الفعلي، مما يوفر رؤية لاتجاهات الإنفاق والفروق. يعمل برنامج إدارة المصروفات على تبسيط العملية وتقليل الأخطاء اليدوية. على سبيل المثال، تسمح لوحات المعلومات القابلة للتخصيص وأدوات إعداد التقارير لفرق الشؤون المالية بتحليل بيانات المصروفات حسب الفئة أو الإدارة أو الفترة، مما يتيح اتخاذ قرارات استباقية وتخصيص الموارد.
تنفيذ إدارة نفقات الشركات
يبدو تنفيذ إدارة النفقات صعبًا في البداية، ولكن بعد تقسيمها إلى خطوات صغيرة، تصبح العملية أكثر وضوحًا. إنها تتطلب نهجًا منظمًا.
- التقييم. أولاً، تقييم فعالية السياسات والعمليات التشغيلية الحالية لتحديد نقاط الضعف أو النقص في الأدوات الموجودة، إن وجدت. على سبيل المثال، واستطلاع آراء الموظفين لجمع الملاحظات حول أنظمة إدارة النفقات الحالية وتحديد نقاط الضعف أو مشكلات قابلية الاستخدام.
- اعتماد البرامج. استثمر في برامج إدارة النفقات التي تتكيف مع حجم وخصوصية شركتك. توفر هذه الخدمات خيارات مثل مسح الإيصالات والموافقة التلقائية وإعداد التقارير بأي نمط معين مطلوب.
- التدريب والتواصل. أبلغ الموظفين عن سبب حاجتهم إلى معرفة أهمية ذلك والحصول على الإجراء المناسب لتقديم النفقات. قم بتنظيم التدريب حيث يمكنك شرح طريقة استخدام أدوات إدارة النفقات، بما في ذلك مراقبة سياسات الشركة.على سبيل المثال، إجراء ورش عمل تفاعلية أو ندوات عبر الإنترنت لتوضيح كيفية تقديم النفقات وتتبع الموافقات واستخدام برامج إدارة النفقات بفعالية.
- المراقبة والتحسين. إدارة المصروفات هي عملية مستمرة تتطلب المراقبة والتحسين المستمرين. قم بمراجعة بيانات المصروفات بانتظام والحصول على تعليقات من أصحاب المصلحة وتكييف السياسات وسير العمل حسب الحاجة لتعزيز الكفاءة والامتثال.
في الختام
إدارة نفقات الشركات هي الأساس الذي يوفر الاستقرار المالي للشركة والفعالية التشغيلية والامتثال للسياسة. تعمل القواعد الواضحة والعمليات البسيطة والأدوات الرقمية المفيدة على تمكين الشركات من مراقبة الإنفاق وتخفيف المخاطر وتعزيز النجاح والنمو على المدى الطويل.
