عادةً ما يُنظر إلى التحكم في مكان العمل على أنه خانق ويحد من الاستقلالية والإبداع والمبادرة. تؤدي بيئة التحكم المفرط إلى ارتفاع معدل دوران الموظفين والعمليات البيروقراطية المحبطة.
ومع ذلك، يمكن أن يسير التحكم والتفكير المستقبلي جنبًا إلى جنب.
عندما يتم تنفيذ الرقابة بشكل فعال، فإنها يمكن أن تجلب الهيكل والثقة والشفافية لثقافة العمل - لا سيما في إدارة الإنفاق. لا تحافظ السيطرة على انسجام الجميع فحسب، بل تضمن أيضًا سلامة الشؤون المالية للشركة.
التعامل مع الرقابة المالية بعقلية مستقبلية
في البداية، قد لا تبدو السيطرة مواتية لبيئة تقدمية أو تتمحور حول الناس. ومع ذلك، فإن السيطرة الكاملة على إدارة النفقات أمر بالغ الأهمية، ولا يجب أن تكون مصحوبة ببيروقراطية مفرطة. يمكن للقادة ذوي التفكير المستقبلي إدخال الضوابط واللوائح في إدارة نفقاتهم من خلال حدود الإنفاق الفردي الواضحة وسياسات الإنفاق التي توائم الجميع. السيطرة ليست العدو: إنها ببساطة مهمة ضرورية.
لماذا تعود ميزة التحكم في الإنفاق بالفائدة على الجميع
من خلال تقارير النفقات الواضحة والعمليات التي تناسب الجميع، يمكن للفرق المالية أن تنعم براحة البال ومعرفة أين يتم إنفاق أموال الشركة بالضبط. علاوة على ذلك، لا يتحمل أعضاء الفريق عبء النفقات الشخصية أو الارتباك فيما يتعلق بالمشتريات المسموح بها لعملهم.
تضمن سياسة الإنفاق الفعالة أن الجميع على وفاق تام. نظرًا لأن الميزانيات تختلف باختلاف المشاريع ورحلات الطيران وأماكن الإقامة والفئات الأخرى، فمن الضروري وجود سياسة إنفاق مخصصة تحدد بوضوح هذه التفاصيل. تعمل هذه السياسة على تمكين الفريق من الحصول على العناصر الضرورية المتعلقة بالعمل دون الحاجة إلى طلب الموافقة أو تبرير مشترياتهم، وبالتالي تجنب حوادث الإنفاق الزائد.
رقابة غير مسبوقة على الإنفاق
أصبحت معرفة كيفية تخصيص أموال الشركة بدقة، وما يتم إنفاقها عليه، والمبلغ الذي يتم إنفاقه أكثر أهمية من أي وقت مضى. لا يشمل التحكم وضع المبادئ التوجيهية فحسب، بل يشمل أيضًا تنفيذ تدابير مختلفة مثل تعيين حدود الإنفاق الفردي حتى قبل تقديمها بطاقات الشركة إلى الفريق. يؤدي الإنفاق التجاري الشفاف إلى تعزيز رؤية الإنفاق، مما يتيح الفحص الدقيق لعادات الإنفاق التي يمكن تعديلها، وتوفير فرصة لإعادة تقييم الميزانيات.
بناء الثقة وتمكين الفريق
يجب ألا يؤدي التحكم إلى اختلال توازن القوى. من خلال وضع توقعات وقواعد إنفاق واضحة، يتم دائمًا إبلاغ أعضاء الفريق والثقة بهم لإجراء عمليات الشراء الضرورية المتعلقة بالعمل، وبالتالي تقليل النفقات الشخصية. من الموثق جيدًا أن الفرق السعيدة تساهم في نجاح الأعمال التجارية. الثقة، وليس المراقبة المفرطة، هي ما يعزز النجاح. إن وضع إرشادات واضحة مع حدود الإنفاق يمكّن الفريق من اتخاذ قرارات واثقة، مما يلغي الحاجة إلى الموافقة المستمرة أو الرفض لكل عملية شراء، على غرار الوالدين الذين يشرفون على أطفالهم.
تعزيز سير العمل بين الإدارة المالية والإدارات الأخرى
إن عمليات سير العمل المحسنة متعددة الوظائف هي نتيجة العمل الجماعي والتعاون. عندما يتحكم التمويل في جميع النفقات عبر الأقسام، تعمل الفرق بانسجام وكفاءة. مع الميزانيات المحددة مسبقًا وفرصة إعادة تقييم الأماكن التي يتم فيها تخصيص الأموال على أفضل وجه، من المرجح أن تتم المهمة بشكل أكثر فعالية.
فرق التمويل والمديرين الماليين غالبًا ما يتم تجاهلها من حيث تحديد استراتيجية العمل واتجاهه. ومع ذلك، فقد أصبحوا بشكل متزايد شركاء أساسيين للرئيس التنفيذي، حيث يقدمون البيانات والرؤى التي تشكل الأساس لاستراتيجيات الأعمال المستقبلية.
مع استمرارنا في إعادة تعريف معنى التفكير المستقبلي في مكان العمل، من الضروري إعادة تقييم مفهوم السيطرة، لا سيما في الإنفاق التجاري. يدرك قادة التمويل ذوو التفكير المستقبلي أن السيطرة لا يجب أن تكون مقيدة؛ في الواقع، يمكن أن تكون عكس ذلك تمامًا. يعد التحكم جانبًا أساسيًا من الوظيفة، مما يمكّن الشركات من تحقيق الجاهزية والمرونة وراحة البال. إنها شراكة مثالية.
