تعد إدارة نفقات الأعمال جزءًا ضروريًا من إدارة أي شركة، ولكن الأساليب التي تستخدمها يمكن أن تؤثر بشكل كبير على الكفاءة ورضا الموظفين والشفافية المالية.
تقليديًا، اعتمدت الشركات على سداد النفقات، حيث يدفع الموظفون من جيوبهم الخاصة نفقات الأعمال ويقدمون الإيصالات لاحقًا للسداد. ومع ذلك، تتجه المزيد والمزيد من الشركات إلى بطاقات الشركات، والتي توفر طريقة مبسطة وأكثر كفاءة لإدارة النفقات.
في هذا المنشور، سنستكشف الاختلافات بين سداد النفقات التقليدية واستخدام بطاقات الشركات مثل تلك التي تقدمها Pemo، ولماذا قد تكون بطاقات الشركات هي تغيير قواعد اللعبة التي يحتاجها عملك.
عملية سداد النفقات التقليدية
يشمل سداد النفقات التقليدية الموظفين الذين يدفعون التكاليف المتعلقة بالأعمال - السفر والوجبات واللوازم المكتبية - من جيوبهم الخاصة. ثم يقدمون إيصالاتهم وينتظرون فريق التمويل لمعالجة السداد.
هذه الطريقة، على الرغم من أنها مألوفة، تأتي مع العديد من الجوانب السلبية:
- تستغرق وقتًا طويلاً: يجب على الموظفين قضاء بعض الوقت في جمع الإيصالات وملء نماذج السداد وانتظار الموافقة.
- التسديدات المتأخرة: من الشائع أن تستغرق عمليات السداد أسابيع، مما يترك الموظفين خارج جيوبهم لفترة طويلة.
- خطر الخطأ البشري: تعني الطبيعة اليدوية للعملية أن الإيصالات يمكن أن تضيع، ويمكن أن تحدث أخطاء في النماذج أو الحسابات.
- نقص الشفافية: قد تجد الشركات صعوبة في تتبع الإنفاق في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى ضعف الرؤية لمكان وزمان إنفاق الأموال.
بالنسبة للشركات التي تهدف إلى تبسيط العمليات، يمكن أن تبدو هذه العملية بطيئة ومرهقة بلا داع.
حل بطاقة الشركات
بطاقات الشركات، مثل تلك التي تقدمها Pemo، توفر بديلاً أسرع وأكثر كفاءة. باستخدام بطاقة Pemo، تتم المدفوعات مباشرة من حساب الشركة، مما يلغي حاجة الموظفين إلى الدفع من جيبهم الخاص.
إليك سبب تحول الشركات نحو بطاقات الشركات:
1. تتبع فوري للنفقات
عندما يستخدم الموظف بطاقة Pemo الخاصة به، يتم إرسال إشعار المعاملة في الوقت الفعلي عبر تطبيق بيمو. هذا يسمح بالتتبع الفوري للنفقات ويضمن الشفافية عبر المؤسسة. على عكس السداد التقليدي، حيث يتأخر التتبع إلى ما بعد تقديم الإيصالات، يتيح لك Pemo رؤية الإنفاق فور حدوثه.
2. إدارة الإيصالات بدون عناء
لقد ولت أيام الإيصالات المفقودة أو نماذج السداد المطولة. مع بيمو، يعد إرفاق إيصال بمصروف أمرًا بسيطًا:
- انقر على الإشعار: بمجرد إجراء الدفع، تتلقى إشعارًا عبر الهاتف المحمول. يؤدي النقر عليه إلى نقلك مباشرة إلى المصاريف.
- أضف الإيصال الخاص بك: انقر فوق رمز المربع الأزرق لالتقاط صورة للإيصال أو تحميل صورة من هاتفك.
- تم التأكيد والانتهاء! يتم إرفاق الإيصال تلقائيًا بالمعاملة، مما يوفر الوقت والجهد.
تضمن هذه العملية السلسة تسجيل الإيصالات على الفور، مما يقلل من مخاطر الأخطاء والتأخيرات.
3. تحسين التحكم والرؤية
توفر بطاقات الشركات للشركات تحكمًا أفضل في الإنفاق. يسمح Pemo للمسؤولين بتعيين حدود الإنفاق وتتبع المعاملات في الوقت الفعلي ومراقبة النفقات في جميع أنحاء الشركة. هذا المستوى من التحكم غير ممكن مع السداد التقليدي، حيث تكون العملية غالبًا تفاعلية وليست استباقية.
4. إدارة النفقات الشخصية
ماذا عن النفقات التي لم تتم باستخدام بطاقة Pemo؟ لا توجد مشكلة! يوفر Pemo المرونة لإضافة النفقات الشخصية يدويًا. يمكن للموظفين إدخال تفاصيل أي مدفوعات شخصية قاموا بها لأغراض تجارية، مما يضمن تسجيل جميع النفقات في نظام مركزي واحد.
الخلاصة - لماذا تعتبر بطاقات الشركات مستقبل إدارة النفقات
تقدم بطاقات الشركات مثل Pemo طريقة أسرع وأكثر بساطة لإدارة نفقات الأعمال. فهي تلغي حاجة الموظفين إلى الدفع من جيوبهم، وتبسط إدارة الإيصالات، وتوفر للشركات إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي والتحكم في الإنفاق.
من خلال التحول إلى نظام بطاقات الشركات، لا يمكن للشركات توفير الوقت وتقليل الأخطاء فحسب، بل أيضًا تحسين رضا الموظفين والشفافية المالية. مع تطبيق Pemo سهل الاستخدام، أصبحت إدارة النفقات أسهل من أي وقت مضى.
جاهز لترقية جهازك عملية إدارة المصروفات؟ تعرف على المزيد حول كيف يمكن لبطاقات Pemo للشركات أن تساعد عملك اليوم.
