لقد عادت رحلات الشركات من جديد، وأصبحت أكثر تعقيدًا من أي وقت مضى. سواء كنت ترسل فريقًا إلى مؤتمر التكنولوجيا المالية في الرياض، أو تنقل مندوبي المبيعات في جميع أنحاء الإمارات العربية المتحدة، أو تستمتع بالعملاء في دبي مارينا، تكاليف السفر والترفيه هي وظيفة الأعمال الأساسية؛ ومصدر رئيسي للتسرب المالي.
ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات الإماراتية تعتمد على سياسات سفر غامضة وعفا عليها الزمن؛ أو ما هو أسوأ من ذلك، لا توجد سياسة على الإطلاق.
- «احتفظ بالإيصالات»
- «لا تفرط في الإنفاق»
- «إرسال بحلول نهاية الشهر»
هذه ليست سياسات. إنها التزامات.
في هذا الدليل، سنساعد مديري الشؤون المالية والمديرين التنفيذيين وقادة الموارد البشرية على بناء سياسة السفر والنفقات (T&E) المضادة للرصاص والمتوافقة والحديثة مصممة وفقًا لثقافة الأعمال وقانون الضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة؛ واحدة تحمي الشركة وتدعم الفريق وتزيل الغموض.
لماذا تفشل سياسة «حفظ الإيصال»
في النموذج التقليدي لإدارة نفقات السفر:
- يدفع الموظفون من جيبهم
- احفظ الإيصالات الورقية في المحافظ أو المغلفات
- قم بتقديم تقرير Excel في نهاية الشهر
- يقضي قسم الشؤون المالية ساعات في مطابقة الإدخالات والإيصالات
هذه الطريقة:
- تشجع التقارير المتأخرة
- النتائج في الإيصالات المفقودة
- تنازلات استرداد ضريبة القيمة المضافة
- يخلق الإحباط وعدم الثقة بين الموظفين والتمويل
الالتقاط في الوقت الفعلي
الأنظمة الحديثة مثل بيمو تستطيع تمكين:
- مسح التعرف الضوئي على الحروف من الإيصالات على الفور (من الهاتف المحمول)
- المطابقة التلقائية لمعاملات البطاقة
- التصنيف على أساس رمز التاجر
- رؤية في الوقت الفعلي لفرق الشؤون المالية
لماذا هذا مهم؟
- التقاط البيانات الصحيحة في لحظة الإنفاق
- القضاء على التراكمات والتكاليف «المفاجئة»
- فرض السياسة تلقائيًا
السياسة بدون التكنولوجيا هي مجرد ملف PDF. مع الالتقاط في الوقت الفعلي، إنه نظام.
تعريف الإنفاق «المعقول» في دبي
الإمارات العربية المتحدة هي مركز أعمال عالمي؛ وأيضًا واحدة من أفخم الأسواق في العالم.
وهذا يجعل الإنفاق «المعقول» هدف متحرك، خاصة بالنسبة للأدوار التي تتعامل مع العملاء في قطاعات مثل العقارات أو التكنولوجيا أو الاستشارات.
إذن ما الذي يجب أن تسمح به؟
في ما يلي معيار تقريبي لما تحدده فرق التمويل في دبي عادةً على أنه مقبول لكل فئة:
الفئة
الحد النموذجي (بالدرهم الإماراتي)
غداء عمل
100-250 للشخص الواحد
عشاء العميل
300-500 لكل شخص
فندق (4 نجوم)
400-800 لليلة الواحدة
خدمة النقل من وإلى المطار
50-150 لكل رحلة
عدد الأميال (السيارة الخاصة)
0.5 — 0.75 درهم إماراتي/كم
موقف سيارات
القيم الفعلية مع الاستلام
ملاحظة: ضع دائمًا السياق حسب الأقدمية والموقع ونوع العميل. إن استضافة مستثمر محتمل في مركز دبي المالي العالمي لها بصريات مختلفة عن الزيارة الميدانية في الشارقة.
نصيحة: اربط الفئات بنتائج الأعمال
بدلاً من مجرد الحد من الإنفاق، ربطه بعائد الاستثمار:
- هل تم إغلاق العميل؟
- هل كان الفندق ضروريًا لعقد اجتماع في نفس اليوم؟
- هل هذه النفقات جزء من مبادرة استراتيجية؟
الرسوم اليومية مقابل النفقات الفعلية
واحدة من أكبر المناقشات السياسية في الشركات الإماراتية هي:
هل يجب علينا استخدام بدل يومي أو سداد النفقات الفعلية؟
دعونا نششرحها.
إيجابيات Per Diem:
- سهل الإدارة
- إعداد ميزانية يمكن التنبؤ بها
- يقلل من الأعمال الورقية
- أسرع للموظفين
سلبيات Per Diem:
- من الصعب المطالبة بضريبة القيمة المضافة
- قد لا تعكس التكاليف الحقيقية (سواء كانت سخية جدًا أو هزيلة جدًا)
- يخلق قضايا الإنصاف (الموظفون المبتدئون مقابل كبار الموظفين)
إيجابيات القيم الفعلية:
- تتماشى مع الإنفاق الحقيقي
- مؤهل لاسترداد ضريبة القيمة المضافة
- يفرض التقاط الإيصالات
سلبيات القيم الفعلية:
- يتطلب مجهودًا إداريًا
- يحتاج إلى تطبيق سياسة واضحة
إذن أي نموذج يفوز؟
بطاقات الشركات او النقد اليومي
توصي بيمو بـ نموذج هجين: استعمال بطاقات الشركات الذكية للسفر مع:
- حدود محددة مسبقًا (على سبيل المثال 1,000 درهم إماراتي لرحلة لمدة يومين)
- قيود الفئة (مثل الوجبات والسكن والنقل)
- التتبع في الوقت الفعلي
يمنح هذا النهج الموظفين المرونة؛ ولكن ضمن حواجز الحماية.
ومن أجل التمويل؟ فهو يزيل:
- مطالبات خارج السياسة
- التسويات اليدوية
تحسين رؤية التدفق النقدي
النقد لكل يوم يعني:
- المال يترك الشركة مقدمًا
- لا يوجد رابط للاستخدام الفعلي
- نادرًا ما يتم إرجاع الأموال غير المستخدمة
تعمل بطاقات الشركات على إصلاح هذا:
- يمكنك تحميل ما تمت الموافقة عليه فقط
- ترى الإنفاق المباشر
- يمكنك استرداد المبالغ غير المنفقة تلقائيًا
التعامل مع (الأعمال + الترفيه)
من الشائع (والصحي) أن يجمع الموظفون بين رحلات العمل والوقت الشخصي؛ عطلة نهاية الأسبوع في أبو ظبي بعد زيارة العميل يوم الخميس، أو إضافة يومين في اسطنبول بعد المؤتمر.
التحدي هو الانفصال الأعمال من الشخصية ؛ بشكل واضح وعادل وبدون حرج.
تشمل سياسات أفضل الممارسات ما يلي:
- انقسامات الطيران: تدفع الشركة لرحلة العودة في تواريخ/أوقات العمل. يتم دفع أي انحراف شخصي (مثل التوقف والإقامة الممتدة) من قبل الموظف.
- قبعات الفنادق: تغطي الشركة الإقامة القياسية خلال جزء الأعمال. يتم تغطية الليالي الإضافية شخصيًا.
- قواعد النقل: إذا كان السفر الشخصي يتطلب تحويلات أو تكاليف إضافية، فلا يتم تعويضها.
- تمييز الوجبة: الوجبات خلال الأيام الشخصية غير مؤهلة.
شجع الشفافية؛ ولكن اجعل الأمر سهلاً:
- السماح للموظفين بالإعلان عن مواعيد الترفيه مسبقًا
- احصل على بطاقات أو فئات منفصلة للترقيات الشخصية
- توضيح الجداول الزمنية للسداد
استرداد ضريبة القيمة المضافة على نفقات السفر في الإمارات
واحدة من أكثر جوانب نفقات السفر التي يتم تجاهلها هي استرداد ضريبة القيمة المضافة.
تسمح دولة الإمارات العربية المتحدة للشركات المسجلة باسترداد ضريبة القيمة المضافة على مؤهل نفقات الأعمال؛ ولكن فقط إذا:
- هناك فاتورة ضريبية صالحة (مع المورد TRN)
- المصاريف هي يرتبط مباشرة بالنشاط التجاري
- العمل هو لم يتم منعه من التعافي أنواع مصروفات معينة
ما الذي يمكن استرداده؟
✅ الإقامة في الفنادق (مع فاتورة ضريبية)
✅ النقل الداخلي (مثل Careem مع الفاتورة)
✅ وجبات الطعام مع العملاء (مع غرض تجاري واضح)
ما الذي ليس كذلك؟
❌ نفقات الترفيه (مثل الأنشطة الترفيهية)
❌ أجزاء السفر الشخصية
❌ ضريبة القيمة المضافة الدولية ما لم تكن جزءًا من برنامج ضريبة القيمة المضافة العالمي
ميزة العرض:
مع تسجيل الإيصالات + وضع علامات ضريبة القيمة المضافة:
- يمكنك التأكد من تسجيل جميع الفواتير بشكل صحيح
- يمكنك تحديد ضريبة القيمة المضافة غير القابلة للاسترداد على الفور
- تقوم بتصدير البيانات النظيفة إلى نظام المحاسبة الخاص بك (Xero، QuickBooks)
الإيصالات الفائتة = الأموال الفائتة. يحمي نظام الوقت الفعلي أرباحك النهائية.
قائمة التحقق: ما يجب تضمينه في وثيقة السياسة الخاصة بك
سواء كنت تقوم بصياغة سياسة السفر الأولى أو ترقية سياسة قديمة، يجب أن تغطي وثيقتك ما يلي:
1. الأهلية والنطاق
- من يمكنه السفر
- لأي أغراض
- عملية الموافقة المسبقة
2. إرشادات الحجز
- البائعون المفضلون (الفنادق وشركات الطيران وتأجير السيارات)
- درجة السفر (الدرجة الاقتصادية مقابل درجة رجال الأعمال)
- متطلبات الحجز المسبق
3. حدود الإنفاق
- السياسة اليومية مقابل السياسة الفعلية
- الحد الأقصى للفئات (مثل 300 درهم إماراتي/فندق في الليلة)
4. طرق الدفع
- استخدام بطاقات الشركات
- عندما يُسمح بالنقد (إن وجد)
- متطلبات الاستلام
5. الترفيه والإنفاق الشخصي
- عملية الإعلان
- قواعد الرحلات المشتركة
6. الامتثال لضريبة القيمة المضافة
- معايير الاستلام (الفواتير الضريبية)
- ما الذي يمكن استرداده
- حالات نموذجية غير متوافقة
7. عملية السداد
- الجداول الزمنية
- الأنظمة المستخدمة (مثل تطبيق Pemo للجوال)
- معالجة النزاعات
8. تطبيق السياسة
- عواقب الإنفاق خارج السياسة
- التصعيد للانتهاكات المتكررة
الخلاصة: السياسات لا تتعلق بالسيطرة. إنهم يتحدثون عن الوضوح.
أفضل سياسات السفر لا تقوم بإدارة التفاصيل الدقيقة؛ بل هي تمكين الفرق لاتخاذ قرارات جيدة.
مع المزيج الصحيح من:
- قواعد واضحة
- التنفيذ الذكي (عبر البطاقات)
- إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي (عبر التشغيل الآلي)
أنت تخلق ثقافة الثقة والمساءلة والسرعة؛ كل ذلك دون التضحية بالامتثال.
تعتبر الإمارات العربية المتحدة سوقًا سريعة الوتيرة وعالية التباين. تساعد سياسة المصروفات الحديثة عملك على التحرك بشكل أسرع؛ مع حماية أموالك وموقعك الضريبي وفريقك.
هل أنت مستعد لأتمتة سياسة نفقات السفر الخاصة بك؟
👉 شاهد كيف تقوم Pemo بالتوصيل الإنفاذ الآلي للنفقات مع البطاقات الذكية والموافقات والتتبع في الوقت الفعلي.
👉 احجز نسختك التجريبية المجانية اليوم!
