مقدمة: المحاسبة الخاصة بك رقمية، ولكن هل إنفاقك؟
إذا كنت صاحب نشاط تجاري في المملكة العربية السعودية، فمن المحتمل أنك تستخدم بالفعل أدوات المحاسبة القائمة على السحابة مثل Zoho Books أو WafeQ أو Tally أو Odoo أو Xero. لقد اتخذت خطوة ذكية؛ المحاسبة الرقمية هي ترقية ضخمة من جداول البيانات والإيصالات الورقية. ولكن هنا السؤال الصعب: كيف تدخل بيانات الإنفاق فعليًا في نظام المحاسبة الخاص بك؟
بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة، لا تزال الإجابة يدوية بشكل مؤلم. يقوم الموظفون بإرسال صور الإيصالات بالبريد الإلكتروني. تطارد الفرق المالية الأشخاص في نهاية الشهر. يتم إدخال البيانات يدويًا، غالبًا بعد أيام أو حتى أسابيع من حدوث المعاملة.
يبدو مألوفًا؟
هذا لأن معظم الشركات لديها محاسبة رقمية، ولكن ليس التمويل الآلي. في هذه المقالة، سنستكشف كيف تبدو الأتمتة المالية الحقيقية، ولماذا من المحتمل أن يكون الإعداد الحالي الخاص بك قصيرًا، وكيف بيمو يمكن أن تساعد في سد الفجوة، دون إصلاح مجموعة التكنولوجيا بأكملها.
الثقب الأسود قبل المحاسبة: حيث تفشل الأتمتة المالية
بين اللحظة التي ينفق فيها الموظف أموال الشركة والنقطة التي تصل فيها هذه النفقات إلى دفتر الأستاذ العام الخاص بك، هناك فجوة. فجوة فوضوية ويدوية وعرضة للخطأ. نسمي هذا بـ مرحلة ما قبل المحاسبة؛ وبالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة، فهي المكان الذي تختبئ فيه معظم أوجه القصور.
إليك ما يبدو عليه ذلك غالبًا:
- تم تمرير بطاقة شركة مشتركة واحدة دون مساءلة
- الموظفون الذين يستخدمون البطاقات الشخصية لشراء العمل وتقديم المطالبات بعد أسابيع
- إيصالات ورقية تطفو حول المكاتب والسيارات وسلاسل رسائل WhatsApp
- تقوم فرق الشؤون المالية بإدخال كل بند يدويًا في برنامج المحاسبة
- ضغوط نهاية الشهر عند محاولة مطابقة المشتريات بالفئة المناسبة أو الجهة المعتمدة
تستنزف هذه العملية الفوضوية الإنتاجية وتؤخر الرؤى وتخلق مخاطر الامتثال. والأسوأ من ذلك كله؟ يمكن تجنبها تمامًا.
كيف تبدو الأتمتة المالية الحقيقية للشركات الصغيرة والمتوسطة
تساعدك برامج المحاسبة مثل Odoo أو Wafeq على تسجيل ما حدث بالفعل. لكنها لا تستطيع التحكم في ما يحدث الآن أو تبسيطه.
هذا هو المكان الذي يوجد فيه منصة إدارة الإنفاق يدخل. يقوم بأتمتة التدفق بالكامل؛ قبل وأثناء وبعد كل حساب. إليك ما يبدو عليه ذلك عمليًا:
التحكم قبل الإنفاق
تبدأ الأتمتة الحقيقية قبل إنفاق أي أموال. مع إدارة الإنفاق الحديثة، مشكلة الشركات بطاقات الشركات الذكية، افتراضية أو مادية، للموظفين. هذه ليست مثل بطاقات الائتمان التقليدية. كل بطاقة هي:
- مرتبطة بميزانيات محددة
- يقتصر على البائعين المعتمدين
- مقيد بنوع المعاملة أو الفريق
وهذا يعني أن كل عملية شراء يتم التحكم فيها ومتوافقة من البداية. لا مفاجآت. لا داعي للذعر في نهاية الشهر.
يعد هذا التحكم الاستباقي أحد الميزات البارزة لمنصات مثل بيمو وهو ما يحقق ذلك بقدر أكبر من المرونة الإقليمية.
إمكانية الرؤية في الوقت الفعلي، وليس تقارير نهاية الشهر
إن انتظار التقارير الشهرية لمعرفة أين ذهبت أموالك يشبه القيادة معصوب العينين والتحقق من نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) فقط بمجرد التوقف.
باستخدام لوحة التحكم في الوقت الفعلي، يمكنك تتبع الإنفاق عبر فريقك فور حدوثه. هل تريد معرفة مقدار إنفاق التسويق على الأدوات الإعلانية هذا الأسبوع؟ تحقق من لوحة التحكم الخاصة بك. هل تشعر بالفضول لمعرفة ما إذا كانت ميزانية السفر للربع الثالث لا تزال على المسار الصحيح؟ إنه موجود في الوقت الفعلي.
تكامل سلس، وليس إدخال يدوي
هذا هو مغير قواعد اللعبة. عندما يقوم فريقك بإجراء عملية شراء باستخدام منصة مثل بيمو، البرنامج:
- يلتقط الإيصال تلقائيًا باستخدام OCR
- يصنف المصاريف حسب السياسة أو المشروع أو الفريق
- يقوم بمزامنتها مباشرةً مع برنامج المحاسبة الخاص بك (Zoho Books وXero وWafeq وTally وOdoo وما إلى ذلك)
لا أحد يحتاج إلى مطاردة الإيصالات. لا أحد يحتاج إلى نسخ ولصق عناصر السطر. لا يحتاج أي شخص إلى التحقق ثلاث مرات من مدخلات ضريبة القيمة المضافة.
والمحاسب الخاص بك؟ لقد حصلوا الآن على دفتر الأستاذ الذي تم تسويته بشكل مثالي وجاهز للمراجعة؛ وليس لغزًا لحلها كل شهر.
Pemo: الجسر إلى الأتمتة المالية السهلة في المملكة العربية السعودية
والآن بعد أن حددنا كيف تبدو الأتمتة الحقيقية، فإن السؤال الطبيعي هو: كيف يمكنني الوصول إلى هناك؟
بيمو تم بناؤه خصيصًا لملء هذه الفجوة لـ الشركات الصغيرة والمتوسطة في المملكة العربية السعودية. إنه لا يحل محل برنامج المحاسبة الخاص بك؛ إنه يكمله.
من خلال توصيل Pemo بمكدسك الحالي، ستحصل على:
- بطاقات الشركات الذكية مع قواعد الإنفاق المحددة مسبقًا
- لوحات معلومات حية تعرض جميع معاملات الموظفين في الوقت الفعلي
- التقاط الإيصالات تلقائيًا والتصنيف
- المزامنة السلسة مع زوهو بوكس، وزيرو، وفيق، وتالي، وأودو، وما إلى ذلك
باختصار، توفر Pemo الأتمتة المالية في المملكة العربية السعودية تحتاج الشركات إلى ربط إنفاق فريقها مباشرة بنظام المحاسبة الخاص بها.
الخلاصة: توقف عن إدارة المعاملات، ابدأ في إدارة عملك
لنكن واضحًا: الأتمتة المالية لا تعني استبدال محاسب أو تشغيل الأشخاص تلقائيًا من العمل. وهذا يعني تمكين فريق التمويل الخاص بك للتركيز على الاستراتيجية وليس الأعمال الورقية.
مع Pemo، لا تقوم بالبناء من الصفر أو تغيير الإعداد بالكامل. أنت تملأ الفراغ الوحيد الذي لا يستطيع برنامج المحاسبة الخاص بك تغطيته: العالم اليدوي الفوضوي للمحاسبة المسبقة.
لذلك إذا كنت تستخدم Zoho Books أو Xero أو Wafeq أو Tally أو Odoo ولا تزال تشعر بأن التمويل عبارة عن تمرين شاق، فقد حان الوقت للارتقاء بالمستوى.
توقف عن إدارة المعاملات. ابدأ إدارة عملك. هل أنت مستعد لأتمتة إنفاقك دون إصلاح المحاسبة الخاصة بك؟ جرب Pemo الآن لـ مراقبة مالية سهلة
