اختيار برنامج إدارة المصروفات في الإمارات ليس مجرد قرار تقني؛ إنه قرار مالي.
تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة في دبي وفي جميع أنحاء الإمارات العربية المتحدة إلى أدوات تتجاوز النماذج الرقمية وصادرات Excel. أنت بحاجة إلى نظام يساعدك فعليًا على أتمتة النفقات، والبقاء متوافقًا مع اللوائح الضريبية المحلية، ومنح فريق التمويل الخاص بك التحكم في الوقت الفعلي في إنفاق الشركة.
ولكن ليست كل البرامج مبنية بنفس الطريقة.
إذا سبق لك أن حاولت استخدام حل عالمي مصمم للولايات المتحدة أو أوروبا، فمن المحتمل أنك واجهت قيودًا معالجة ضريبة القيمة المضافة، معاملات الدرهم، أو حتى عمليات تكامل البطاقات المحلية. هذا هو سبب أهمية فهم الميزات الضرورية لهذه المنطقة.
إليك ما يجب البحث عنه.
لماذا لا تعمل البرامج «العامة» في الإمارات
تم تصميم العديد من أدوات المصاريف مع وضع الشركات الأمريكية أو الأوروبية في الاعتبار. على الرغم من أنها قد تعمل بشكل جيد في تلك الأسواق، إلا أنها غالبًا ما تفشل في بعض المجالات المهمة للشركات الإماراتية:
- لا يوجد دعم ضريبة القيمة المضافة في الإمارات ؛ لا يمكنهم تحديد الضرائب القابلة للاسترداد أو إنشاء تقارير متوافقة مع FTA
- لا توجد اتصالات بنكية بالدرهم ؛ يجعل المصالحة بطيئة وشاقة
- لا يوجد تكامل مع البطاقات المحلية أو طرق الدفع
- ميزات محدودة متعددة العملات، خاصة بالنسبة للشركات التي تتعامل بالدرهم الإماراتي والدولار الأمريكي واليورو
هذا هو السبب في أن استخدام أداة مصممة لمنطقة أخرى يمكن أن يخلق مشاكل أكثر مما يحل. تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة في الإمارات العربية المتحدة إلى برامج تتحدث لغتها؛ حرفيًا وماليًا.
الميزة الأولى: مباشرة تكامل بطاقة الشركات
لنبدأ بالميزة الأساسية: إذا كان لديك برنامج إدارة المصروفات في دبي لا يعمل مع بطاقات الشركات الخاصة بك، فأنت تفتقد التحكم الحقيقي.
بدون تكامل البطاقة، تكون أدوات النفقات مجرد نماذج رقمية. لا يزال يتعين على الموظفين تقديم الإيصالات يدويًا، ولا يزال يتعين على فرق التمويل مطابقة كل معاملة بعد وقوعها.
إليك ما يعنيه التكامل الحقيقي:
- إصدار بطاقات بلاستيكية او رقمية لكل عضو من أعضاء الفريق
- حدد حدود الإنفاق الشهري أو لكل معاملة
- قم بحظر البطاقات أو تجميدها على الفور
- اطلع على بيانات المعاملات المباشرة لحظة إجراء عملية الشراء
هذه هي قوة الجمع بطاقات الشركات مع برنامج إدارة المصروفات. لا يقتصر الأمر على التتبع فحسب، بل على التحكم الكامل في الإنفاق قبل كل معاملة وأثناءها وبعدها.
✅ تعرف على المزيد حول تكامل بطاقة الشركات
الميزة الثانية: مسح إيصالات OCR مع تكامل WhatsApp
إذا كان تحميل الإيصالات صعبًا، فلن يقوم فريقك بذلك. هذا هو السبب مسح إيصالات التعرف الضوئي على الحروف ؛ وكيفية تقديمها؛ تحدث فرقًا كبيرًا.
مع بيمو ان يمكن لكل موظف:
- الحصول على إيصال باستخدام هاتفهم
- ارسالها عبر WhatsApp أو تطبيق الهاتف المحمول
- دع تقنية OCR استخراج البيانات على الفور
- مطابقتها تلقائيًا مع معاملة البطاقة الصحيحة
هذا يقلل من الاحتكاك، ويسرع التسوية في نهاية الشهر، والأهم من ذلك، يزيد التبني عبر شركتك.
ابحث عن البرامج التي تصنعها من السهل على موظفيك اتباع القواعد، بدون تطبيقات إضافية أو عمليات سير عمل معقدة.
الميزة الثالثة: التوافق المدمج مع ضريبة القيمة المضافة في الإمارات
هذا غير قابل للتفاوض. إذا كان برنامجك لا يساعدك على البقاء متوافقًا مع لوائح ضريبة القيمة المضافة في الإمارات، إنه يعيقك.
أفضل الأدوات تفعل أكثر من مجرد إيصالات التخزين. يجب عليهم:
- كشف ضريبة القيمة المضافة على الإيصالات الممسوحة ضوئيًا
- تصنيف النفقات تلقائيًا باستخدام رموز ضريبة القيمة المضافة الصحيحة
- حدد المعاملات التي لا يمكن استردادها من ضريبة القيمة المضافة
- تولّد متوافق مع ضريبة القيمة المضافة تقارير لعمليات التدقيق أو تقديم اتفاقية التجارة الحرة
هذا يضمن أنك المطالبة بكل ضريبة إدخال مؤهلة وكن مستعدًا لأي فترة تفتيش أو إيداع.
✅ اقرأ دليلنا حول ضريبة الشركات وتتبع النفقات في الإمارات
الميزة الرابعة: عمليات سير عمل الموافقة متعددة المستويات
كل شركة لديها سياسات مختلفة. يسمح البعض للموظفين بالإنفاق بحرية حتى الحد الأقصى. يتطلب البعض الآخر الموافقة على كل مصروف فوق الحد.
يجب أن يكون برنامجك مرنًا بما يكفي لدعم كليهما.
ابحث عن الأدوات التي تقدم:
- مسارات الموافقة المخصصة حسب المبلغ أو الفريق أو الفئة
- قواعد مثل: «إذا كانت النفقات أكثر من 1,000 درهم، تتطلب موافقة المدير»
- تدفقات الإشعارات الواضحة والقابلة للتنفيذ
- موافقات الهاتف المحمول حتى يتمكن المديرون من الاستجابة أثناء التنقل
هذا يحافظ على تبسيط عملية النفقات الخاصة بك دون التضحية بالتحكم. ويضمن أن التمويل لن يصبح عقبة.
الميزة الخامسة: تكامل سلس مع أدوات المحاسبة المحلية
إذا لم تتدفق بيانات النفقات الخاصة بك إلى برنامج المحاسبة الخاص بك بشكل نظيف، فستقضي ساعات في إصلاحها.
توفر أفضل أدوات المصاريف مزامنة التوصيل والتشغيل مع:
- زيرو
- كويك بوكس الإمارات
- زوهو
ابحث عن الحلول التي:
- فئات الخرائط ورموز ضريبة القيمة المضافة وتواريخ المعاملات تلقائيًا
- دفع الإيصالات والملاحظات جنبًا إلى جنب مع بيانات المعاملات
- تسمح لك بتصدير ملفات CSV مخصصة إذا لزم الأمر
هذا يقلل إدخال بيانات يدوي، يحسن الدقة ويسرع الإغلاق الشهري.
الخلاصة: الشركات الصغيرة والمتوسطة في الإمارات تستحق برامج أكثر ذكاءً
اختيار أفضل ميزات برامج المصاريف لا يتعلق الأمر بإضافة أجراس وصفارات؛ بل يتعلق بحل مشاكل حقيقية.
بالنسبة للشركات في الإمارات العربية المتحدة، هذا يعني:
- التعامل مع ضريبة القيمة المضافة بالطريقة الصحيحة
- التواصل مع البطاقات المصرفية المحلية وأدوات المحاسبة
- مما يجعل من السهل على الموظفين متابعة العملية
- التشغيل الآلي للعمل حتى يتمكن فريقك من التركيز على الأمور المهمة
إذا كان الحل الحالي الخاص بك لا يفعل ذلك، فقد يكون الوقت قد حان للترقية.
هل أنت مستعد لأتمتة النفقات على الطريقة الإماراتية؟
👉 احجز عرضًا توضيحيًا وانظر كيف يقوم Pemo بفحص كل مربع.
